Dr. Maren Kaiser

Dr. Maren Kaiser

Coaching & Beratung
Inhaberin


Was hinter uns liegt und was vor uns liegt, sind Kleinigkeiten im Vergleich zu dem, was in uns liegt Ralph Waldo Emerson

Morgens um acht ist die Welt im Büro für die meisten von uns noch in Ordnung. Und dann kommt er, der erste Klick auf das Postfach. Binnen einer Sekunde füllt es sich mit den neuesten Nachrichten, von wem und woher auch immer. Nur mal eben schauen, denkt man sich und erliegt der Versuchung. Was dann folgt, ist meist Gift für die eigene Zeitplanung an diesem Tag. Wie wäre es also mit einem kleinen Experiment? Dauer: 5 Arbeitstage. Vorgabe: Die ersten zwei Arbeitsstunden keine Mails abrufen, keinen Newsletter lesen, nicht den eigenen Facebook-Account checken ... Dass sich Zeit nicht managen lässt, aber sehr wohl der Umgang damit, haben schon andere kluge Köpfe herausgefunden. Wie dieser (bessere) Umgang mit Zeit gelingt, unser Leben dadurch stressfreier wird und wir am Ende des Tages doch viel geschafft haben können, erzählt Frau Dr. Maren Kaiser in diesem Interview.

Frau Kaiser, was bedeutet Zeit für Sie und weshalb widmen Sie gerade diesem Thema Ihre Zeit?

Dr. Maren Kaiser:

Zeit ist für mich ein sehr kostbares Gut, denn gefühlt wird sie immer knapper. Das liegt u.a. an der Verdichtung unserer Arbeit, der Informationsüberflutung, der ständigen Erreichbarkeit über Telefon und E-Mail, dem Überangebot an Freizeitaktivitäten und Zerstreuung.

 

Dem Thema Zeit- und Selbstmanagement widme ich mich, weil gerade für Selbständige und Unternehmer die Balance zwischen ihrer Arbeit und ihrem „sonstigen“ Leben eine große Herausforderung ist. Außerdem ist es ein guter Einstieg in das Thema persönliche Entwicklung, denn wir können nicht die Zeit managen, sondern nur uns selbst. Ich behaupte sogar, dass es gar kein Zeitmanagement gibt. Die Zeit verstreicht für jeden gleich. Stattdessen geht es darum, was ein Mensch macht, wie er es macht und warum er es macht. Mit diesen Fragen kann man vielen Zeitproblemen auf den Grund gehen. Sie decken Verhaltensmuster auf, hinterfragen deren Sinnhaftigkeit und öffnen die Türen für Veränderung.

Mir macht es riesige Freude, wenn ich Menschen dabei als Katalysator dienen darf.

„Vom Zeitjunkie zum entspannten Erfolgsmenschen“ ist auf Ihrem Blog zu lesen. Umkehrschluss: Ohne den erfolgreichen Umgang mit Zeit sind berufliche Erfolge kaum möglich?

Dr. Maren Kaiser:

Die meisten dauerhaft erfolgreichen Menschen sind sehr effizient, diszipliniert und gut organisiert. Meistens haben sie – zumindest in ihrer Aufbauphase – sehr viel und sehr hart gearbeitet. Natürlich gehört auch immer ein Quäntchen Glück zum Erfolg: die richtige Idee zur richtigen Zeit, die richtigen Menschen treffen etc. Aber gerade von erfolgreichen Unternehmern bekomme ich häufig zu hören: „Ohne ein gutes Zeitmanagement wäre ich nicht da, wo ich heute bin.“

 

Das bedeutet nicht, dass nur das klassische, sehr strukturierte Zeitmanagement wirksam ist. Ich bin eine große Verfechterin eines individuellen Zeitmanagements, das den eigenen Charakter berücksichtigt. Manche Menschen brauchen ein „chaotisches Zeitmanagement“. Ich nenne sie die „Spontanen“ (mehr dazu auf meinem Blog http://zeitmanagement-berlin.com/wie-ticken-sie-ihr-arbeitsstil). Für sie ist Abwechslung das wichtigste Lebenselixier. Gleichzeitig kann ihre Sprunghaftigkeit ein echter Erfolgskiller sein. Sie brauchen ein Zeitmanagement, das ihnen viel Raum für ihre Spontaneität lässt.

Zeitplanung und Selbstorganisation fällt vielen Menschen schwer. Warum ist das Ihrer Meinung so.

Dr. Maren Kaiser:

Ich bezweifle, dass das per se so ist. Vielleicht wird schon in der Schule versäumt, den Kindern Zeitmanagement-Methoden zu vermitteln. Für einen guten Umgang mit der Zeit sind persönliche Ziele ein sehr wichtiger Motivationsfaktor. Hatten wir in unserer Schulzeit Ziele? Wurden wir dazu angeregt, uns über unsere Ziele Gedanken zu machen? Zum Beispiel darüber, warum wir überhaupt zur Schule gehen und lernen. Es hieß, wir lernen für das spätere Leben… Damit kann man Kinder kaum motivieren. Außerdem bot zu meiner Jugendzeit die Schule wenig Freiraum, sich selbst zu organisieren.

 

Ein zweiter Grund liegt in Verhaltensmustern und Glaubenssätzen, die wir in der Kindheit gelernt haben. Dazu gehören z.B. alles perfekt machen, alles alleine hinbekommen, es allen recht machen, Arbeit darf keinen Spaß machen… Entsprechende Verhaltensmuster sind so automatisiert, dass sie uns nicht mehr bewusst werden. Das macht es schwer, sie zu verändern. Zum Glück ist es aber möglich.

Kann Zeitmanagement auch Spaß machen?

Dr. Maren Kaiser:

Herr Wenderoth, JA, auf alle Fälle! Zeitmanagement sollte so viel Spaß wie möglich machen. Um so besser funktioniert es! Gleichzeitig ist der Wunsch, nur angenehme Dinge zu tun, unrealistisch. Suchen wir lieber nach Wegen, wie wir die Aufgaben, die zu erledigen sind, mit Freude tun können, anstatt auf das zu warten, was wir mit Freude tun können (frei nach Patricia R. Madsen in Ihrem Buch „Unverhofft kommt oft!“)

 

Meistens stehen Menschen schon sehr unter Druck, wenn sie anfangen, sich bewusst mit Zeitmanagement zu befassen. Dann die tief verankerten Verhaltensmuster zu verändern ist schwer genug. Also ist es notwendig, gemeinsam mit dem Kunden Methoden auszuwählen oder so anzupassen, dass sie ein bisschen Spaß bringen. Der Spaß kann durch die Art der verwendeten Utensilien entstehen, z.B. hochwertige oder farbige Materialien. Oder Sie nutzen farbige Aufgabenzettel, zerknüllen sie nach dem Erledigen und sammeln sie in einem Glas. Hier sind Kreativität und neue Ideen gefragt.

 

Ein ganz wichtiger Spaßfaktor entsteht durch die erzielten Arbeitsergebnisse und die Befriedigung über die erledigten Aufgaben. Deshalb ist ein Tagesabschluss extrem wichtig, um sie bewusst wahr zu nehmen. Er zeigt uns, was wir geschafft haben. Das ist in der Regel mehr als viele Menschen „gefühlt“ glauben.

 

Sehr oft höre ich von meinen Kunden „Bis mittags habe ich nur telefoniert und Mails beantwortet“. Dadurch haben sie das Gefühl, nichts geschafft zu haben.

 

Hier ist es notwendig, auf zwei Weisen gegenzusteuern. So wie Sie es eingangs vorschlagen: gleich morgens mindestens zwei Stunden konzentriertes Arbeiten an größeren wichtigen Aufgaben, bevor Mail und Co. an die Reihe kommen. Das Telefon ist in dieser Zeit ebenfalls tabu. Schließlich gibt es Anrufbeantworter und Mailbox.

 

Dann ist es noch notwendig, die Bewertung der eigenen Arbeit zu verändern. E-Mails schreiben, in sozialen Medien aktiv sein und telefonieren sind heute wichtige Bestandteile vieler Arbeitsprozesse und Berufe. Sie sind sehr werthaltig, weil das Geschäft sonst gar nicht laufen würde. Anders als bei einem auf Papier geschriebenen Geschäftsbrief, der in einen Ordner kommt, halte ich bei Mails und Telefongesprächen nichts in der Hand. Ich muss also meinem Bewusstsein das Erledigte vor Augen führen. Am einfachsten ist abends ein Blick in den Ordner „gesendete Mails“. Ich wundere mich dann oft, wie viel ich geschrieben habe. Mir hilft auch, eine Strichliste oder eine Liste mit den Namen der Mail-Empfänger zu führen. Das mache ich mit einem Klebezettel, den ich auf meinem Kanban Board (http://zeitmanagement-berlin.com/erfolg-arbeitsorganisation-personal-kanban-board) von der Rubrik „in Bearbeitung“ umhänge zu „erledigt“. Dort sammle ich die erledigten Aufgaben für jeden Tag der Woche. Bei dem Gefühl „die Woche ist ruckzuck rumgegangen und ich habe zu wenig geschafft“ zeigt mir ein Blick, was ich alles erledigt habe.

Sie geben, ebenfalls auf Ihrem Blog, viele Tipps an alle, die ihre Zeit besser und effizienter nutzen möchten. Stellen Sie doch bitte auch hier einige dieser Tipps vor.

Dr. Maren Kaiser:

Einen wichtigen Tipp habe ich ja schon genannt – der bewusste Tagesabschluss, um die eigene Arbeitszufriedenheit zu steigern.

 

Ein weiterer Tipp: drei Tage Arbeitsanalyse. Diese ist sehr heilsam für die eigene Arbeitsorganisation. Meine Kunden machen das zu Beginn eines Coachings mit einem Arbeitsblatt, das den Arbeitstag in 5-Minuten-Schritte einteilt. Dort werden ALLE Tätigkeiten erfasst, auch die hereinkommenden Anrufe, das Surfen im Internet, ungeplante Unterbrechungen etc.

Oft erschrecken die Menschen dann, wie viel Zeit sie mit manchen Aufgaben verbringen, wie sehr sie zwischen Aufgaben springen oder sich ablenken lassen. Diese Erkenntnisse sind eine sehr gute Ausgangsbasis, die eigenen Arbeitsabläufe zu verändern. Wenn ich persönlich merke, dass ich in solches Verhalten zurückfalle, dann nutze ich dieses Arbeitsblatt ein oder zwei Tage lang. Allein dass es zum Ausfüllen bereit liegt, führt dazu, dass ich wieder strukturiert und damit effizienter arbeite.

 

Ein sehr leicht umzusetzender Tipp bezieht sich auf die E-Mails. Schalten Sie die Benachrichtigung über neue E-Mails unbedingt aus, Ton und Pop-up Fenster. Jede Benachrichtigung ist eine Störung und Ablenkung von Ihrer aktuellen Aufgabe, selbst wenn Sie die Mail nicht öffnen. Das kann bis zu 25% Ihrer produktiven Arbeitszeit auffressen.

 

Ein ganz wichtiger Tipp: Machen Sie regelmäßig Pausen! Unsere Konzentration lässt nach 60, allerspätestens 90 Minuten stark nach. Wir bleiben insgesamt fitter und leistungsfähiger, wenn wir regelmäßig kurze Pausen machen, bevor die Konzentration deutlich abnimmt. Meine Empfehlung: Experimentieren Sie mit verschiedenen Rhythmen, z.B. 50 Minuten arbeiten, 5 – 10 Minuten Pause oder 25 Minuten arbeiten, 5 Minuten Pause. Idealerweise verlassen Sie in dieser Pause kurz den Arbeitsplatz und öffnen das Fenster und bewegen sich: Lockern Sie Ihre Schultern. Dehnen und strecken Sie Ihren Rücken. Atmen Sie bewusst einige Male tief in Ihren Bauch. Machen Sie Augenentspannungsübungen – das entlastet vom Starren in den Computer-Bildschim.

Ich persönlich stelle mir einen Timer, der mich nach 20 Minuten an meine Mini-Pause erinnert. Dann führe ich ggf. noch einen Gedanken zu Ende und mache meine Bewegungsübungen. Mein Nacken, mein Rücken und meine Konzentrationsfähigkeit danken es mir.

Nach zwei bis drei Stunden ist es dann Zeit für eine längere Pause.

Oft höre ich von meinen Kunden: „Das geht bei mir nicht, ich muss gedanklich im Prozess bleiben.“ Wenn ich die kleinen Übungen mache, kann ich innerlich bei meinem Thema bleiben. Die Bewegung fördert sogar die Kreativität und Leistungsfähigkeit des Gehirns, da es besser mit Sauerstoff versorgt wird.

 

Als letztes ein Tipp zum Thema Ziele: Für die langfristige Arbeitsplanung und erst recht für langfristigen Erfolg ist es wichtig, sich herausfordernde und dennoch realistische Ziele zu setzen. Sie müssen positiv formuliert und attraktiv für Sie sein. Sie sollen Teilschritte enthalten und messbar sein. Nur so können Sie Ihren Erfolg, der Sie motiviert, dran zu bleiben, sichtbar machen. Und Ziele brauchen einen Termin, zu dem Sie sie erreicht haben wollen. Sonst besteht die Gefahr, dass sie auf des Teufels liebstem Möbelstück landen – der langen Bank.

 

Es gibt natürlich noch viele weitere Tipps. Lesen Sie gerne mehr auf meinem Blog

Macht es Sinn, nicht nur im Berufsleben planvoll vorzugehen? Droht da nicht ein anderes Extrem – die absolute Verplanung?

Dr. Maren Kaiser:

Die absolute Verplanung ist absolut ungesund – privat wie beruflich!

Selbst im Berufsleben darf man seinen Tag nicht zu 100 Prozent verplanen. Es passieren fast immer unvorhergesehene Dinge, die Zeit brauchen. Außerdem neigen wir dazu, die Dauer von Aufgaben bei der Planung zu unterschätzen. Wir brauchen also einen Zeitpuffer. Ein guter Richtwert ist, maximal 60 Prozent des Tages zu verplanen. Je nach Aufgabenbereich und Arbeitsplatz kann der Wert deutlich niedriger liegen. Es ist besser, weniger Aufgaben in die Tagesplanung zu packen und diese dann auch zu schaffen. Unrealistische Planung ist ein gutes Rezept, um sich selbst zu frustrieren.

 

Das Privatleben komplett zu verplanen ist ein guter Weg in den Burnout! Sehr viele Menschen haben heute Freizeitstress. In ihrem hochtourigen, schnell getakteten Arbeitsalltag befindet sich ihr Körper in einer ständigen Generalmobilmachung. Die dabei freigesetzten Hormone und Botenstoffe versetzen die Menschen in einen rauschartigen, suchtähnlichen Zustand nach immer mehr Aktivitäten und Erfolgen. Dieser verhindert, dass sie sich Zeit nehmen, um in den Entspannungsmodus umzuschalten. Stattdessen ist die „Frei“-Zeit alles andere als frei. Sie ist vollgestopft mit Aktivitäten. Versuchen Sie einmal, sich mit jemandem spontan für den gleichen Tag zu verabreden. Mit Glück finden Sie in zwei Wochen einen gemeinsamen Termin.

 

Selbst der abendliche Rotwein auf dem Sofa vor dem Fernseher ist kein echtes Abschalten. Der Rotwein lässt Sie nicht wirklich entspannen, sondern betäubt eher den Aktivitätsdrang. Die Generalmobilmachung bringt aber eine Gier nach Neuem mit sich. Dadurch erliegen viele der Fernbedienung und zappen permanent durch die Programme. Die Flut von optischen und akustischen Signalen hält uns weiter von der Entspannung ab…

 

In unserer Freizeit brauchen wir also unbedingt Phasen, die wirklich frei sind. In denen wir in uns hineinlauschen können: Was würde uns wirklich entspannen? Ein gutes Buch lesen? Im Schatten im Liegestuhl unseren Gedanken nachhängen? Auf dem Sofa liegend entspannende Musik hören? Einen Spaziergang machen?

Es darf auch Sport sein, aber bitte mit Spaß und ohne Leistungsdruck. Manche Menschen schalten am besten bei einer einfachen motorischen Tätigkeit ab. Das kann basteln, ein Puzzle legen oder Ähnliches sein. Und wieder gilt: mit Spaß und ohne Leistungsdruck. Finden Sie heraus, was Ihnen hilft, in die Entspannung und damit in die Regeneration für den nächsten Tag zu kommen.

Mit welchen Problemen kommen ihre Kunden zu Ihnen, Frau Dr. Kaiser? Haben Sie vielleicht ein paar Beispiele aus Ihrer Praxis?

Dr. Maren Kaiser:

Im Bereich Zeit- und Selbstmanagement kommen meine Kunden u.a. mit folgenden Fragen und Problemen:

Wie kann ich meine Aufgaben effizienter und in weniger Zeit erledigen?

Wie kann ich meine Prioritäten besser setzen?

Wie kann ich meine Arbeitszufriedenheit steigern?

Bei Selbstständigen geht es darum, dass das Verhältnis von Aufwand und Ertrag nicht stimmt. Das führt dann auch über das Zeitmanagement hinaus und führt zu anderen Fragen. Was ist meine Zeit, meine Dienstleistung wert? Wie vertrete ich einen angemessenen Preis? Etc.

Ein wichtiges Thema ist auch das „Nein-Sagen“. Das fällt vielen Menschen schwer und beschert einem Unternehmer dann zu viele unrentable Kunden.

Oder die Überlastung ist so groß, dass sich bereits gesundheitliche Problemen zeigen.

Sicherlich steigt auch die Arbeitszufriedenheit mit einer besseren Zeitplanung. Welche Vorteile sind noch damit verbunden?

Dr. Maren Kaiser:

Die Arbeitszufriedenheit steigt auf alle Fälle mit gutem Zeitmanagement. Weitere Vorteile sind:

Sie werden wieder Herr Ihrer Zeit und arbeiten selbstbestimmter, statt von Ihrem Umfeld und den Ereignissen gesteuert zu werden. Das verringert Ihren Stress und fördert so Ihre Gesundheit.

Außerdem haben Sie mehr Zeit für Entspannung, Familie, Freunde, Hobbies und Urlaub.

 

Manchmal führt das Stoppen des eigenen Hamsterrades sogar dazu, dass Menschen endlich die Zeit finden, beruflich neue Wege einzuschlagen.

Sie beraten sowohl Firmen wie auch Einzelpersonen. Welche Leistungen mit welchen Zielsetzungen bieten Sie an?

Dr. Maren Kaiser:

Das übergeordnete Ziel meiner Arbeit ist, Menschen bei persönlicher Entwicklung zu unterstützen. Das geht am besten mit individuellem Coaching. Deshalb biete ich Trainings auch immer in Kombination mit individuellem Coaching der Teilnehmer an.

Außerdem ist mir sehr wichtig, meinen Kunden Hilfe zur Selbsthilfe zu geben.

 

Dass ich Zeit-, Selbst- und Stressmanagement als Einzelcoaching speziell für Unternehmer und Selbstständige anbiete, ist hoffentlich deutlich geworden. Bald wird es das auch mit Online-Unterstützung geben.

 

Unternehmer und Selbstständige unterstütze ich außerdem beim Herausarbeiten ihrer Alleinstellungsmerkmale, bei der Auswahl ihrer Zielgruppe und bei der Kundengewinnung. Die Zeitmanagement-Themen sind auch dabei häufig mit im Boot.

 

Auch für die Mitarbeiter und Führungskräfte von Firmen biete ich Trainings und Einzelcoaching zum Thema Zeit-, Selbst- und Stressmanagement an.

 

 

Mein zweiter Schwerpunkt sind alle Arten von Kommunikation, die in einem Unternehmen und mit den Kunden relevant sind. Das können Mitarbeitergespräche sein, oder die Gewinnung und Betreuung von Kunden. Ich trainiere und coache auch Menschen, die vorwiegend mit dem Telefon arbeiten, also in der Telefonzentrale, im Support, in der Kundenbetreuung.

 

Coaching am Arbeitsplatz setzte ich gerne ein, wenn für den Kunden eine direkte Rückmeldung zum eigenen Handeln notwendig ist.

 

Beim Einzelcoaching bin ich aber nicht auf meine beiden Schwerpunktthemen Zeitmanagement und Kommunikation festgelegt. Der Kunde bestimmt die Themen und Inhalte des Coachings.

Eine weitere Spezialität meiner Arbeit ist das Coaching via Telefon. Häufig ist es effizienter als das Coaching mit persönlichem Treffen und für fast alle Themen geeignet. Es funktioniert sogar ganz hervorragend mit Menschen, die ich nie gesehen habe. Zusätzlich bietet es viele praktische Vorteile: keine Anreisezeiten, Flexibilität, kurze Coaching-Impulse dann, wenn sie gebraucht werden.

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Zum guten Schluss noch eine Empfehlung von Ihnen, bitte. Welches Tool zu unserem Thema hat Sie in der letzten Zeit am meisten begeistert und warum?

Dr. Maren Kaiser:

Am meisten begeistert mich mein persönliches Kanban Board. Es hilft mir, den Tag zu planen, größere Aufgaben und Projekte in Teilschritten zu bearbeiten, den Fortschritt meiner Arbeit zu sehen und steigert dadurch meine Arbeitszufriedenheit. Ich habe es bewusst als reales Board gestaltet, obwohl es Software gibt, die das gleiche leistet.

Dies bietet zwei Vorteile: Es befindet sich außerhalb meines Blickfeldes. Also muss ich aufstehen, um darauf zu schauen. Damit tue ich meinem Körper Gutes. Außerdem macht mir das Arbeiten mit den bunten Zetteln Spaß, weil ganz andere Sinne angesprochen werden als bei einer Kanban-Software.

ÜBER MAREN KAISER: Dr. Maren Kaiser ist Coach aus Leidenschaft. Sie hinterfragt in ihrem Zeit- und Selbstmanagement Glaubenssätze, Werte und Verhaltensmuster statt einfach nur Methoden zu vermitteln. So gelingt ihren Kunden die Veränderung von inneren Haltungen und Einstellungen, um eine tragfähige Grundlage für eine erfolgreiche und entspannte Selbstständigkeit zu schaffen. Neben einer fundierten Coaching-Ausbildung greift sie dabei auf ihre vielfältige Berufserfahrung im IT-Vertrieb, an der Universität und im öffentlichen Dienst zurück.

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